"זה הזמן לשים את "מסיכת החמצן", קודם כל עליכם, כדי שתוכלו לדאוג
לכל האחרים סביבכם באופן מיטבי."

ליאורה נווה
סדנאות שינוי בארגונים
מרחב שינוי וצמיחה
ליאורה נווה

קורונה סטרס:
טיפים להתמודדות עם לחץ בארגונים
קורונה סטרס:
טיפים להתמודדות עם לחץ בארגונים

ליאורה נווה
11.03.2020

עקרונות להגברת חוסן ארגוני | טיפים לניהול סטרס | קישורים אמינים.

הנזק שווירוס הקורונה COVID-19 כבר זרע בקרבנו הינו ללא ספק העלאת מפלס הסטרס הלאומי, שגם ככה לא ידוע כנמוך במיוחד בישראל.   

חווית סטרס לאורך זמן, פוגעת בתורה במערכת החיסונית שלנו, והופכת אותנו לחשופים אף יותר למחלות שונות. סטרס בהגדרתו – הינו מצב בו אנו חווים פער גדול וקשה לגישור בין משימות החיים לבין משאבי ההתמודדות שלנו מולן. 

אז מה עושים? מגבירים חוסן!

כמנהל/ת בארגון, אולי אין לך את החיסון או התרופה לווירוס, אך יש לך גם יכולת וגם אחריות להציע מגוון רחב של כלים שיצמצמו את הפער בין המשימה למשאבים התמודדות ויגבירו את חוסנם האישי של העובדים/ות ואת חוסנו של הארגון כולו. 

איך עושים את זה? 

מידע והיערכות ארגוניים מחד, וחיזוק משאבי התמודדות של העובד והארגון מאידך. גיבשתי עבורכם תמצית קצרה של טיפים להתמודדות עם ה"קורונה סטרס":

מה איתך?

עצרו הביטו במראה אתם לחוצים? חוששים? צמודי מסכים וחדשות או רגועים ושקולים? מה שאתם חשים ישתקף לכם גם בפניהם של עובדיכם. עצרו ובחנו את רמת הסטרס שלכם ועשו שימוש בכלים להלן קודם כל על עצמכם. שימו לב איפה הפוקוס שלכם, עד כמה אתם מאפשרים לעצמכם להישאב לאטרף הכללי ואיזה מודל אתם מהווים לצוות העובדים שלכם. זה הזמן לשים את "מסיכת החמצן", קודם כל עליכם, כדי שתוכלו לדאוג לכל האחרים סביבכם באופן מיטבי.

ספקו מידע

מה קורה כאן? "המקום שקט, ריח של פיטורין, אף אחד לא יודע מה קורה" – עמימות מידע, היא הדרך הטובה ביותר להגביר שמועות ומתח בארגון. הקדימו תרופה לשמועה. 

מידע עדכני רלוונטי נדמה לנו לכאורה כי בעידן בו יש לעובד/ת שפע ערוצי מידע, אין צורך לספק לעובדים מידע נוסף, העובדות מראות אחרת. עובדים צמאים למידע ממקור מוסמך, נגיש ורלוונטי לחייהם (עבודה / שכר / חברים בבידוד וכו') – היו המקור הזה!

פתחו ערוץ מידע מתעדכן ואמין תמציתי וענייני. המנעו ממידע עודף ומוגזם. בכל הקשור לבריאות – הקפידו על מידע ממקורות אמינים בלבד (ראו פירוט בהמשך), תנו זווית רלוונטית פנים ארגונית, הוסיפו הומור במינון, ושווקו את קיום הערוץ כדי שיגיע לכולם (פורטל ארגוני/ וואטסאפ / אתר פנימי / לוח מודעות). מידע מרגיע לעובדים – ירגיע גם לקוחות.

גמישות – היו גמישים באופן ותדירות העברת המידע לצוות. הקפידו על שמירת פרופורציות ופתיחות ובצעו למידה ושינוי בתנועה, לגבי התדירות הנדרשת לפי המצב בפועל.

ככל שתהיו פחות מעורפלים – תעזרו למנוע שמועות מיותרות.

התנהלות פנים ארגונית (הנהלה / HR  / רווחה)

מנו צוות חשיבה רב מקצועי סקרו את מבנה הארגון, העבודה הלקוחות ומנו צוות רב מקצועי ייעודי, לא בהכרח מי שממילא בצוות "הנהלה". תפקיד הצוות לייצר תוכנית עבודה גמישה ומתעדכנת הרלוונטית למצב הנוכחי במגוון היבטים: מצוקת עובדים, תמיכה בעובדים ומשפחות עובדים חולים / בבידוד (הכינו ושלחו ערכת "אתה לא לבד בבידוד" לעובד המבודד), אזורי "נגיעה מרובה" לחיטוי וכו'.

צוות ניהולי כנ"ל, מטרתו להכין תכניות מגירה להתנהלות בכ"א משתנה, איתור מוקדי חסכון, עבודה מהבית, ניהול לקוחות / מקבלי שירותים חכם וכו'. 

איתור מוקדם של מוקדי לחץ ודאו שיהיו לכם ערוצי מידע פתוחים לצוות, בכדי לאתר מוקדים אישיים או מחלקתיים המצויים בלחץ מוגבר, או מפיצים לחץ כזה. חשוב לנטרל מוקדים כאלו בשלבים מוקדמים – הקשיבו, סייעו בוונטילציה, הרגעה ומתן תשובות לשאלות וקשיים. 

ניהול סטרס והרפיה (הגברת משאבי התמודדות אישיים)

אורח חיים בריא עודדו את הצוות, עכשיו יותר מתמיד להתחזק באמצעות שמירה על אורח חיים בריא: שינה מספקת, תזונה בריאה (כולל כיבוד בישיבות) ולא בריחה לאוכל מנחם לכאורה, פעילות גופנית בטבע, שתיית מים,  שיחות חברתיות וכד'.

צאו ממעגל הדאגה עברו למעגל השליטה. עזרו לצוות סביבכם לנתח מה והיכן הם יכולים לפעול במישור האישי / משפחתי / מקצועי וכך להיות בשליטה. חשבו מה מדאיג  אך אין לנו יכולת השפעה עליו (התפשטות עולמית של הקורונה, סגירת עוד נמלי תעופה, ירידה בביקושים וכו'). נסו להמצא יותר בשטח אזור ההשפעה ולא הדאגה.

עודדו ביצוע של תרגילי מתיחה והרפיה כגון אלו של משהב"ר. 

3 דק' של תרגילי נשימה והפגת סטרס בגישת  טאיצ'יגונג כגון אלו או אלו.

חיוכים מצאו דרכים להביט ולפרסם הומור גם בהקשר למצב הנוכחי, שימרו על רוח חיובית ואופטימית באופן השיח שלכם מול הצוות. 

הרגלים – זה הזמן לשנות הרגלים ולרכוש חדשים.

הבוקר נפגשתי עם קולגה שבאוטומט השתעלה למרפק, וסיפרה שילדיה הביאו הרגל זה עוד לפני שנים כשלמדו זאת בגן הילדים, ומאז זה הפך לברירת מחדל אוטו' שלה. הרגלים הם אמנם חזקים אך ברי שינוי כפי ששרה חווה אלברשטיין. הגיע זמן שינוי!

מרחב אישי נצלו את ההזדמנות לבחינה מחודשת ושחרור מנורמות של מגע, חיבוקים, נישוקים אוטומטיים וכו'. מצאו את טווח המרחב האישי הנעים והמגן שלכם בלי צורך להתנצל.

דיאטת מידע צרכו חדשות במינון נמוך, למעט מי שזו עבודתו. שימו לב שההתחברות לחדשות כמו לחמצן – רק מונעת מאיתנו חמצן, נשימה רגועה ושקט. זה לא באמת עוזר לכם להיות בשליטה, זו אשליה של ידע שמהווה לכאורה שליטה במצב. מצאו את קבועי הזמן הנכונים לכם, אך נסו להפחית בצריכה אינסופית של חדשות – קראו, הקשיבו למוסיקה, למדו, דברו עם חברים – זה מהנה הרבה יותר ומרגיע יותר.

חוסן ארגוני במצבי משבר

המגזין Harvard Business פרסם ב27.2.2020 מאמר על מאפייני ארגונים המפגינים חוסן במצבי משבר. הנה כמה מהם, בדקו איך ארגונכם  נערך בהיבטים אלו ומה תוכלו לעשות אחרת:

יתירות – גישה נוספת לכושר ייצור / מענה לדרישות קהל הלקוחות. חפשו פתרונות למענה לצורכי לקוחות שאינם הפתרונות הנוכחיים והרגילים שלכם, ובכך תגבירו את יכולת ההתמודדות לפחות בטווח הארוך. 

גיוון גישות מרובות לאספקת השירות / מוצר של הלקוח, גם אם אלו אינן גישות רגילות. הקימו צוות חשיבה קריאטיבי ועודדו חשיבה על פתרונות אפשריים מחוץ לקופסה. 

מודולריות בדקו כיצד ניתן ליישם מודולריות על הפעילות הארגונית שלכם, מודולריות (בספקים / בערוצי מתן השירות וכד') תאפשר לכם להמשיך ולספק חלק מהשירותים / מוצרים, גם כאשר מודול אחר הושתק או נכנס לבידוד.

צמיחה מתוך אילוצי השינוי הפיקו לקחים תוך כדי תנועה, חשבו רחוק וזהו הזדמנויות בתוך אתגרי המשבר.  

הקפידו להתעדכן רק ממקורות אמינים

משרד הבריאותעדכונים על קורונה, הנחיות, חולים מאומתים
מגן דוד אדוםהנחיות לאזרחים בהקשר לקורונה
ארגון הבריאות העולמי WHO  – מידע עדכני מהעולם (כולל מחקרים)
אתרי קופות החולים:

אתרים של האוניברסיטאות ובתי החולים כגון:

 אתר EARLY ALERT על ההתפשטות העולמית

 

כתבה: ליאורה נווה

מרחב לשינוי וצמיחה, סדנאות שינוי בארגונים.