"כל מה שנראה מסובך מתפרק לדברים פשוטים מאוד"- כה אמר בודהא גוטאמה סידהרתא. לתכנן שנה קדימה נראה לכם כמו פרוייקט מסובך? לא בהכרח.

טליה גבסו משה
יועצת ארגונית

תחל שנה ותכנוניה:
כך תייצרו תוכנית שנתית בארבעה שלבים
תחל שנה ותכנוניה:
כך תייצרו תוכנית שנתית בארבעה שלבים

טליה גבסו משה
04.12.2019

סוף השנה כבר כאן וזו העת לבחון את העשייה שלנו בשנה החולפת ולחשוב מה נרצה להשיג בשנה הבאה. כתיבת תוכנית עבודה שנתית הינה בראש ובראשונה ביטוי לחשיבה יצירתית ואסטרטגית, ולהצגת תרומתה וחשיבותה של פעילות של משאבי אנוש להצלחת החברה.

כמו בכל תהליך יצירה, שאלות רבות מתעוררות בשלב זה: איך אפשר לחזק את השדרה הניהולית בארגון? אילו אירועים משמעותיים אקיים השנה? כמה עובדים אגייס השנה? כיצד אתאים את התוכנית שלי למטרות העסקיות של החברה לשנה הבאה? 

איך מתחילים?

"כל מה שנראה מסובך מתפרק לדברים פשוטים מאוד"- כה אמר בודהא גוטאמה סידהרתא. לתכנן שנה קדימה נראה לכם כמו פרוייקט מסובך? לא בהכרח.  

בכתבה הבאה אציג בפניכם את הדרך לפרק ולהרכיב הכל לתמונה אחת שלמה ולבנות תוכנית עבודה אפקטיבית ואופרטיבית עבור מנהלי משאבי אנוש.

הערך הבולט בתהליך המתואר כאן, מעבר לפירוט שלבי התוכנית, הוא המיקוד בשאילת שאלות. כוחן של שאלות הינו בדיוק וביצירת בהירות לגבי מה אתם צריכים לעשות על מנת להשיג תוצאות משמעותיות.

שלב ראשון – לא יודעת איך ומה?

מרכיב חשוב בהשגת תוצאות הינו הגדרת מטרות. מטרות משקפות את מה שחשוב לנו ומה אנו רוצים להשיג. המטרות צריכות להיות מנוסחות בשפה חיובית, ספציפית, רלוונטית, תחומה בזמן ומדידה. 

לפניכם חמש שאלות שימקדו אתכם בהגדרת המטרות שלכם לפעילות בשנה הבאה:

  1. הישגים רצויים – מה אתם רוצים להשיג השנה? לאילו תוצאות אתם רוצים להגיע בכל דיסציפלינת משאבי אנוש (גיוס, רווחה, הדרכה, פיתוח מנהלים, שכר ועוד). בנוסף, חשוב לציין מטרות שטרם השגתם בשנה החולפת ועתידות להסתיים בשנה הבאה.
  2. התאמה למטרות האסטרטגיות של החברה – מהן מטרות החברה לשנה הבאה?
    אילו תהליכים מתוכננים ברמה הארגונית כגון: שינוי מבנה ארגוני / פרסונאלי, השקת מוצר או שירות חדש, מיזוגים ,רכישות, הטמעה של מערכת מידע.
  3. שיפור תהליכים – מה ניתן ללמוד מהפעילות שלכם מהשנה הקודמת? איך ניתן לשפר את תהליכי העבודה במחלקה שלכם? תהליכי גיוס, תהליכי ליווי מנהלים, תהליכי שימור, שיפור עבודת ממשקים עיקריים.
  4. חדשנות מה הבשורה שלכם השנה? חפשו אחר מגמות חדשות בתחום, רעיונות שנחשפתם אליהם במהלך השנה ודחיתם את יישומם משלל סיבות. זה בדיוק הזמן להיזכר בצרכים שהתעוררו בשנה האחרונה על ידי העובדים ומנהלים בחברה.
  5. מי אנשי הליבה של הארגון? הכנת תוכנית פיתוח וקידום אנשי הליבה של הארגון.
    אנשי ליבה הם בעלי תפקידים משמעותיים וחשובים לפעילות הארגון  ו/או טאלנטים.

שלב שני – הבנת התמונה הגדולה

תוכנית שנתית של מנהלת משאבי אנוש מתבקשת להיות בהלימה לתוכנית העסקית של החברה שהרי משם למעשה נגזרת הפעילות שלכם.

הנה רשימת שאלות שיסייעו לכם במתן מענה מקצועי ומדויק לצרכי החברה לשנה הבאה:

  1. מהן תוכניות הפיתוח העסקי של הארגון? האם מתוכננים השקת מוצרים חדשים? חדירה לשווקים חדשים? סניפים חדשים בחברות גלובליות? איך זה משפיע על הפעילות של משאבי אנוש בכל הנוגע לגיוס עתידי, עזיבה מתוכננת, דיני עבודה במדינות השונות, סביבת עבודה מותאמת.
  2. האם יש צורך בידע חדש לפעילות הארגונית? תמיד כדאי לנתח את רמת הידע של המשאב האנושי בחברה ובהתאם לזאת להכין גאנט פיתוח והדרכה לעובדים קיימים בטכנולוגיות חדשות צפויות, או לחילופין, לגייס עובדים מומחי ידע רלוונטי.
  3. האם מתוכננים תהליכי שינוי חוצי ארגון? חשוב להבין האם מתוכננים מיזוגים, התרחבות טריטוריאלית, מעבר לחברה ציבורית, שינוי מבנה ארגוני.
    כל תהליך כזה משפיע על המשאב האנושי וצריך לנהל אותו לפני, תוך כדי ואחרי החל מרמת התקשור ועד לרמת ההטמעה.

שלב שלישי –  Money Money Money

הגיע תורם של המספרים, זה הזמן להגדיר את התקציב לתוכנית.

הבסיס להגדרת התקציב הינו ניתוח התקציב של השנה החולפת בהיבטים הבאים:
מה מומש ממסגרת התקציב? על מה ניתן לוותר? מה הניב תוצאות? האם החלוקה בשנה החולפת הייתה אפקטיבית? מה נדרש להוסיף?

מומלץ לבחון מספר פרמטרים חשובים  כדי לדייק את התהליך:

*עלויות הגיוס: עלויות פרסום בצינורות הגיוס השונים- רשתות חברתיות, חברות השמה, הד-הנטינג, בונוס חבר מביא חבר, השתתפות בכנסים ומס' משרות צפויות לאיוש – מדד להערכת משאבים נדרשים במחלקה שלכם ועוד.

*עלויות כלים לשימור הון אנושי: תוכנית בונוסים, הטבות, פיתוח אישי, אימון מנהלים.

*עלויות רווחה: מתנות לחגים, אירועי גיבוש,ODT, אירועים מיוחדים הנגזרים מהפעילות העסקית (לדוגמא-השקות מוצר/תהליך/ טכנולוגיה/ סניף ועוד).

*ניהול ידע והכשרות: תקצוב קורסים והכשרות פנים ארגוני וחוץ ארגוני, סדנאות מקצועיות וחיזוק מיומנויות אישיות.

שלב רביעי – Action items

לכל מטרה יש דרכי פעולה אשר מובילות למימושה, מה שנקרא מהכוח אל הפעל.
זה השלב להיות אופרטיביים  ולהגדיר את הפעולות הנדרשות להשגת כל מטרה שהגדרתם. יש לזכור לחלק את הפעולות לרבעונים. בנוסף, הגדירו תאריכי יעד. דד-ליין הוא פרמטר חשוב לבקרת ביצוע עבורנו ומשפיע על המוטיבציה שלנו לפעולה.

לסיכום, תהליך בנייה של תכנית עבודה שנתית מאפשר לנו לבחון את ההישגים שלנו והתרומה שלנו לארגון ולאנשים. 
זהו תהליך שמאיר לנו את פוטנציאל הצמיחה שלנו, מקצועית ואישית. 
תיהנו ותפיקו ערך מהדרך, חשוב לא פחות מהתוצאה.

כתבה: טליה גבסו משה

ייעוץ ארגוני, ליווי מנהלים, הנחיית סדנאות
יועצת ארגונית, מתמחה בליווי מנהלים בתהליכי צמיחה, פיתוח ושינוי.
מנחת סדנאות בעולמות המנהיגות, תקשורת אפקטיבית ו – NLP.